Reversement URSSAF : rapprocher, justifier, comptabiliser

C'est le sujet dont personne ne parle avant de démarrer, et celui qui fait perdre le plus de temps une fois le dispositif en place.

De quoi parle-t-on

Vous transmettez des demandes de paiement ; vous recevez des versements. Mais la correspondance n'est pas de un pour un. Un versement couvre généralement de nombreuses demandes, il peut concerner plusieurs périodes, et il peut être minoré de régularisations liées à des demandes antérieures annulées ou corrigées.

Autrement dit : le montant qui arrive sur votre compte ne correspond à aucune ligne de votre facturation. C'est normal — mais cela doit être expliqué, ligne par ligne.

Pourquoi le tableur ne tient pas

Rapprocher manuellement suppose de retrouver, pour chaque versement, l'ensemble des demandes qu'il couvre, puis d'identifier les écarts. Sur quelques dizaines de demandes, c'est fastidieux. Sur plusieurs centaines par mois, avec des régularisations qui remontent à des périodes antérieures, ce n'est plus faisable de façon fiable.

Ce qui se produit alors est toujours la même chose : on cesse de rapprocher, on constate globalement que « ça rentre », et l'écart n'apparaît qu'en fin d'exercice, sans explication possible.

Les trois opérations à tenir

1. Le rapprochement

Chaque versement reçu doit être ventilé sur les demandes qu'il règle. Les demandes non couvertes restent visibles comme en attente ; les lignes non rapprochées sont isolées.

2. Le traitement des régularisations

Annulations, corrections, trop-perçus : ces mouvements en sens inverse doivent être rattachés à la demande d'origine, et non traités comme des opérations isolées. C'est ce rattachement qui rend l'écart explicable.

3. Le rattachement comptable

Part prise en charge, part client, régularisations et reversements ne vont pas dans les mêmes comptes. La ventilation doit être produite automatiquement, sinon elle sera faite — mal — au moment de la clôture.

Ce que vous devez pouvoir sortir à tout moment

• La liste des demandes émises et non encore réglées, avec leur ancienneté.
• Le détail de chaque versement reçu et des demandes qu'il couvre.
• Les régularisations de la période, rattachées à leur demande d'origine.
• Les lignes non rapprochées, qui constituent votre liste de travail.
• La ventilation comptable de l'ensemble.

Si l'un de ces cinq états manque, votre clôture prendra des jours et se soldera par un écart que vous ne saurez pas justifier en cas de contrôle.

Ce que fait Easy Avance Immédiate

Ces cinq états sont produits par le logiciel, en continu. C'est la partie de la chaîne que les solutions centrées sur l'envoi de la demande laissent entièrement à votre charge — et c'est celle qui coûte le plus cher.

Demandez une démonstration : nous partons de vos propres versements.